20 трюков, которые облегчат Вам работу в Excel

Перевод (вернее вольный пересказ) статьи «20 трюков, которые могут сделать любого экспертом в Excel». Всё проверено на работоспособность в Excel 2010.

1. Один щелчок, чтобы выделить всё.

Вам наверняка знакома комбинация Ctrl+A для выделения всего на странице, но мало кто знает, что тоже самое можно сделать буквально за секунду, щёлкнув мышкой кнопку в углу страницы, как показано на рисунке.

One Click to Select All

2. Групповое открытие файлов.

Если необходимо открыть много файлов сразу, то лучшим решением будет не открывать их один за другим, а открыть их все сразу. Для этого выделите все файлы, которые необходимо открыть и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

Open Excel Files in Bulk

3. Переключение между несколькими таблицами.

Когда у Вас открыто несколько таблиц Excel, то переключение между ними может очень доставать. Использование комбинации Ctrl+Tab может облегчить этот процесс. К слову сказать, эта комбинация работает не только в Excel, а например ещё и в Firefox.

Shift Different Excel Files

4. Создание значка в панели быстрого доступа.

Обычно в панели быстрого доступа (в самом верху окна Excel) есть 3 значка: Сохранить, Отменить и Повторить. Однако, если Вам нужно больше значков (например Копировать или Вырезать), Вы можете поместить их туда самостоятельно.
Для этого войдите в меню «Файл» -> «Параметры» — > «Панель быстрого доступа», добавьте необходимые пункты из левой колонки в правую и нажмите «ОК». После этого Вы увидите добавленные значки в панели быстрого доступа.

Create New Shortcut Menu

5. Добавление диагональной линии в ячейке.

Часто при создании таблицы возникает необходимость в создании диагональной черты в первой ячейке для разделения заголовков столбцов и строк. Как это сделать? Ни для кого не секрет, что на вкладке меню «Главная» в групе «Шрифт» есть список, в котором можно выбрать вид и даже цвет границ ячеек. Однако, если нажать в самом низу списка «Другие границы», откроется окно с массой настроек (от меня: его можно открыть, нажав правую кнопку мыши в ячейке и выбрав в открывшемся контекстном меню пункт «Формат ячеек»), среди которых есть и диагональная линия. Выберите её и нажмите «ОК».

Add Diagonal Line for a Cell

6. Добавление более одной строки или столбца.

Вы наверняка знаете, как добавить одну новую строку или столбец, но потратите кучу времени, повторяя эту операцию, если Вам надо вставить много строк или столбцов подряд. Можно вместо этого выделить необходимое количество строк или столбцов (столько, сколько Вам надо добавить), затем нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Вставить» в выпадающем меню. Новые строки (или столбцы) будут добавлены в необходимом количестве (равном количеству выделенных перед вставкой) выше (в случае столбцов левее) первой выделенной строки (или столбца).
От меня: Если необходимо добавлять большое количество строк/столбцов, то можно повторять эту операцию многократно, выделяя удобные по количеству блоки строк/столбцов (чтобы не лазить за границы экрана, например выделяя 30 столбцов).

Add More Than One New Row/Column

7. Быстрое перемещение и копирование данных в ячейках.

Если Вы хотите переместить колонку с данными в таблице, наиболее быстрым решением будет выделить эту колонку, подвести указатель мыши к её границе так, чтобы указатель превратился в значок крестика со стрелками и перетащить колонку в нужное место.
А что, если Вам захотелось скопировать, а не переместить колонку? Всё то же самое, только перед тем как перетаскивать колонку, нажмите и держите клавишу Ctrl. В результате Вы получите новую колонку с теми же данными в ней.
От меня: То же самое можно делать и со строками. И ещё, если в той колонке или строке, куда Вы перетаскиваете исходную, есть какие-то данные (она не пустая), то всё будет замещено перемещаемыми данными — будьте осторожны!

Speedy Move and Copy Data in Cells

8. Быстрое удаление пустых ячеек.

Если Вам необходимо удалить пустые ячейки, действуйте аккуратно, особенно если у Вас в этих ячейках значения вычисляются по формулам или же эти ячейки участвуют в расчёте данных для других ячеек.
Быстро это можно сделать так. Выделите колонку, которую Вы хотите очистить от пустых ячеек, перейдите на вкладку меню «Данные», на ней выберите пункт «Фильтр». Щелкните появившуюся кнопку открытия списка в первой непустой ячейке колонки и в открывшемся списке сначала щелкните «(Выделить все)», чтобы снять выделение, затем щелкните в самом низу списка «(Пустые)», чтобы выделить их, и нажмите «ОК». Все пустые ячейки сразу же будут показаны. Выделяйте их и удаляйте.

Speedy Delete Blank Cells

9. Неопределённый поиск с групповым символом.

Вы можете знать, как активировать быстрый поиск, используя комбинацию Ctrl+F, но есть два главных групповых символа — вопросительный знак (?) и звёздочка (*), которые используются на странице Excel для активации неопределённого поиска. Он используется, когда Вы сами точно не знаете, что ищете.
Вопросительный знак заменяет один любой символ, а звёздочка — один или несколько символов. А что, если необходимо найти вопросительный знак или звёздочку? Тогда просто поставьте перед ними тильду (~).

Vague Search with Wild-card

10. Генерация уникального значения в колонке.

Вы должно быть осведомлены о функции «Фильтр», но мало кто использует «Расширенный фильтр», который повторно применяется, когда Вам нужно отфильтровать уникальные значения данных в колонке. Щёлкните, чтобы выбрать колонку и перейдите на вкладку меню «Данные», где в групе «Сортировка и фильтр» нажмите «Дополнительно». Вы увидете всплывающее окно. Как показано на скриншоте, выберите «Скопировать результат в другое место», каковое место должно быть указано в строке «Поместить результат в диапазон» вручную либо выделением мышью. В данном примере уникальное значение возраста генерируется из значений колонки С и показывается в колонке Е. Не забудьте поставить галочку «Только уникальные записи», затем нажмите «ОК». Уникальное значение, показываемое в колонке Е, может отличаться от оригинальных данных в колонке С. Это причина, по которой рекомендуется копировать их в жругое место.

Generate Unique Value in Column

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *