Перевод (вернее вольный пересказ) статьи «20 трюков, которые могут сделать любого экспертом в Excel». Всё проверено на работоспособность в Excel 2010.
1. Один щелчок, чтобы выделить всё.
Вам наверняка знакома комбинация Ctrl+A для выделения всего на странице, но мало кто знает, что тоже самое можно сделать буквально за секунду, щёлкнув мышкой кнопку в углу страницы, как показано на рисунке.
2. Групповое открытие файлов.
Если необходимо открыть много файлов сразу, то лучшим решением будет не открывать их один за другим, а открыть их все сразу. Для этого выделите все файлы, которые необходимо открыть и нажмите клавишу Enter на клавиатуре.
3. Переключение между несколькими таблицами.
Когда у Вас открыто несколько таблиц Excel, то переключение между ними может очень доставать. Использование комбинации Ctrl+Tab может облегчить этот процесс. К слову сказать, эта комбинация работает не только в Excel, а например ещё и в Firefox.
4. Создание значка в панели быстрого доступа.
Обычно в панели быстрого доступа (в самом верху окна Excel) есть 3 значка: Сохранить, Отменить и Повторить. Однако, если Вам нужно больше значков (например Копировать или Вырезать), Вы можете поместить их туда самостоятельно.
Для этого войдите в меню «Файл» -> «Параметры» — > «Панель быстрого доступа», добавьте необходимые пункты из левой колонки в правую и нажмите «ОК». После этого Вы увидите добавленные значки в панели быстрого доступа.
5. Добавление диагональной линии в ячейке.
Часто при создании таблицы возникает необходимость в создании диагональной черты в первой ячейке для разделения заголовков столбцов и строк. Как это сделать? Ни для кого не секрет, что на вкладке меню «Главная» в группе «Шрифт» есть список, в котором можно выбрать вид и даже цвет границ ячеек. Однако, если нажать в самом низу списка «Другие границы», откроется окно с массой настроек (от меня: его можно открыть, нажав правую кнопку мыши в ячейке и выбрав в открывшемся контекстном меню пункт «Формат ячеек»), среди которых есть и диагональная линия. Выберите её и нажмите «ОК».
6. Добавление более одной строки или столбца.
Вы наверняка знаете, как добавить одну новую строку или столбец, но потратите кучу времени, повторяя эту операцию, если Вам надо вставить много строк или столбцов подряд. Можно вместо этого выделить необходимое количество строк или столбцов (столько, сколько Вам надо добавить), затем нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Вставить» в выпадающем меню. Новые строки (или столбцы) будут добавлены в необходимом количестве (равном количеству выделенных перед вставкой) выше (в случае столбцов левее) первой выделенной строки (или столбца).
От меня: Если необходимо добавлять большое количество строк/столбцов, то можно повторять эту операцию многократно, выделяя удобные по количеству блоки строк/столбцов (чтобы не лазить за границы экрана, например выделяя 30 столбцов).
7. Быстрое перемещение и копирование данных в ячейках.
Если Вы хотите переместить колонку с данными в таблице, наиболее быстрым решением будет выделить эту колонку, подвести указатель мыши к её границе так, чтобы указатель превратился в значок крестика со стрелками и перетащить колонку в нужное место.
А что, если Вам захотелось скопировать, а не переместить колонку? Всё то же самое, только перед тем как перетаскивать колонку, нажмите и держите клавишу Ctrl. В результате Вы получите новую колонку с теми же данными в ней.
От меня: То же самое можно делать и со строками. И ещё, если в той колонке или строке, куда Вы перетаскиваете исходную, есть какие-то данные (она не пустая), то всё будет замещено перемещаемыми данными — будьте осторожны!
8. Быстрое удаление пустых ячеек.
Если Вам необходимо удалить пустые ячейки, действуйте аккуратно, особенно если у Вас в этих ячейках значения вычисляются по формулам или же эти ячейки участвуют в расчёте данных для других ячеек.
Быстро это можно сделать так. Выделите колонку, которую Вы хотите очистить от пустых ячеек, перейдите на вкладку меню «Данные», на ней выберите пункт «Фильтр». Щелкните появившуюся кнопку открытия списка в первой непустой ячейке колонки и в открывшемся списке сначала щелкните «(Выделить все)», чтобы снять выделение, затем щелкните в самом низу списка «(Пустые)», чтобы выделить их, и нажмите «ОК». Все пустые ячейки сразу же будут показаны. Выделяйте их и удаляйте.
9. Неопределённый поиск с групповым символом.
Вы можете знать, как активировать быстрый поиск, используя комбинацию Ctrl+F, но есть два главных групповых символа — вопросительный знак (?) и звёздочка (*), которые используются на странице Excel для активации неопределённого поиска. Он используется, когда Вы сами точно не знаете, что ищете.
Вопросительный знак заменяет один любой символ, а звёздочка — один или несколько символов. А что, если необходимо найти вопросительный знак или звёздочку? Тогда просто поставьте перед ними тильду (~).
10. Генерация уникального значения в колонке.
Вы должно быть осведомлены о функции «Фильтр», но мало кто использует «Расширенный фильтр», который повторно применяется, когда Вам нужно отфильтровать уникальные значения данных в колонке. Щёлкните, чтобы выбрать колонку и перейдите на вкладку меню «Данные», где в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Дополнительно». Вы увидите всплывающее окно. Как показано на скриншоте, выберите «Скопировать результат в другое место», каковое место должно быть указано в строке «Поместить результат в диапазон» вручную либо выделением мышью. В данном примере уникальное значение возраста генерируется из значений колонки С и показывается в колонке Е. Не забудьте поставить галочку «Только уникальные записи», затем нажмите «ОК». Уникальное значение, показываемое в колонке Е, может отличаться от оригинальных данных в колонке С. Это причина, по которой рекомендуется копировать их в другое место.
11. Ограничение ввода c помощью функции проверки данных.
Для того, чтобы сохранить целостность данных, иногда необходимо ограничить вводимое значение и предложить некоторые подсказки для дальнейших шагов. Например, возраст на листе должен быть целым числом и все люди, данные о которых вносятся, должны быть в возрасте от 18 до 60 лет. Чтобы быть уверенным, что вводимые данные не выходят за пределы этого возрастного диапазона, перейдите на вкладку «Данные» -> «Проверка данных» -> «Проверка данных» -> «Параметры», введите условия и перейдите на вкладку «Сообщение для ввода», чтобы дать подсказку наподобие такой: “Пожалуйста, введите свой возраст (целое число в пределах от 18 до 60)”. Пользователь увидит это сообщение когда подведёт указатель к этой области и получит предупреждающее сообщение, если введенная информация является несоответствующей заданному условию.
12. Быстрая навигация при помощи Ctrl + стрелок.
Когда Вы нажимаете одновременно Ctrl и любую из кнопок со стрелками на клавиатуре, то можете перейти к любому (указанному стрелкой) краю листа (от меня: на самом деле переход будет осуществлён не к границе листа, а к крайней заполненной строке или столбцу). Например, если надо перейти к нижней строке данных, просто нажмите Ctrl + СтрелкаВниз.
13. Транспонирование данных из строк в колонки.
Вы должны использовать эту функцию, если необходимо транспонировать (повернуть) данные для лучшего отображения на странице, при этом заново вводить все данные — самое последнее, что хотелось бы сделать (если Вы знакомы с функцией транспонирования при вставке). Вот как это делается: копируете область, которую хотите транспонировать, помещаете курсор в любом свободном месте листа. Вызываете контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выбираете «Специальная вставка» -> «Транспонировать». Обратите внимание, что эта функция не будет доступна, пока Вы не скопируете данные.
14. Тщательное скрытие данных.
Хотя все пользователи знают, как скрыть данные (правая кнопка мыши -> «Скрыть»), пользоваться этой функцией может быть удобно только если скрыть надо один небольшой кусок таблицы. Более лёгкая возможность скрыть данные — это использовать функцию Формат ячеек. Выделите область, затем щёлкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ячеек» ->»Число» -> «Числовые форматы» -> «(все форматы)», в поле «Тип:» введите «;;;» (без кавычек), нажмите OK, после чего все значения в выделенной области станут невидимы. Увидеть их можно только в строке формул.
15. Объединение текста с помощью символа &.
Вам не нужны сложные формулы для объединения текста из разных ячеек, если Вы умеете пользоваться символом амперсанта(&). С его помощью Вы можете объединять текст из любых ячеек. Дальше показано, как объединить текст из четырёх ячеек и поместить результат в новую ячейку. Для этого надо заполнить результирующую ячейку, используя формулу с амперсантом(&), как показано на рисунке ниже. После нажатия Enter весь текст из ячеек A2, B2, C2 и D2 будет объединён и помещён в ячейку F2 как «LizaUSA25@».
16. Преобразование регистра текста.
Во всех трюках, описанных ранее, мы старались избегать формул. Но есть и несколько простых и лёгких в использовании формул, таких как UPPER, LOWER and PROPER (от меня: в русской версии это соответственно ПРОПИСН, СТРОЧН и ПРОПНАЧ), которые могут помочь Вам быстро преобразовать текст. ПРОПИСН сделает все буквы заглавными, СТРОЧН, наоборот, преобразует все буквы в строчные, а ПРОПНАЧ сделает заглавной первую букву каждого слова.
17. Ввод чисел, начинающихся с 0.
Когда Вы попытаетесь ввести значение, начинающееся с нуля, Excel (при настройках по умолчанию) удалит начальные нули. Вместо того, чтобы менять настройки в Format Cells (Формат ячеек), эту проблему можно легко решить добавлением одинарной кавычки (‘) перед первым нулём, как показано на рисунке.
18. Ускорение ввода сложных терминов с помощью автокоррекции.
Если Вам нужно повторять ввод одного и того же сложного значения, лучший способ — это использовать функцию автозамены, которая заменит введённый текст на нужный. Возьмём, например, имя Liza Brown, вместо которого будем вводить LZ. Каждый раз при вводе LZ, автокоррекция будет заменять его на Liza Brown. Для этого идём в меню «Файл» -> «Параметры» -> «Правописание» -> «Параметры автозамены» и заполняем поля «заменять:» и «на:» как показано ниже.
19. Один щелчок, чтобы получить больше параметров.
Многие пользователи знают, как узнать такие параметры данных, как Average (среднее значение) или Sum Value (сумма). Однако, знаете ли Вы, что можно навести указатель мыши на нижнюю панель и щелчком правой кнопки получить больше параметров, как на рисунке?
20. Как переименовать лист, используя Двойной Щелчок.
Существует несколько способов переименовать лист и большинство пользователей щёлкнут правой кнопкой и выберут «Переименовать», что тратит довольно много времени. Лучший способ — дважды щёлкнуть мышью и просто переименовать лист.
